Administrasi dalam wedding Documentation

Administrasi dalam Wedding Documentation

Mau nyoba mbagi pengalaman,

Disini saya coba menjabarkan apa-apa saja yang harus disiapkan dalam hal administrasi pada saat pertemuan dengan pengantin ini..

Hal yang perlu disiapkan ketika menghadapi klien (calon pengantin) :

• Porto Folio
• Penawaran Harga
• Surat Pesanan
• Wedding Contract
• Tanda Terima
• Kwitansi

Penjabarannya adalah sebagai berikut.

---

1. Portofolio

Portofolio adalah kumpulan dari hasil karya kita, dimana untuk bidang wedding adalah contoh jepretan pernikahan yang telah kita kerjakan.Untuk portofolio wedding ini sebaiknya kita menyiapkan contoh berupa foto yang telah terpasang dalam album seperti album yang akan kita serahkan pada klien kelak. Hal ini akan memudahkan klien dalam menilai tampilan dan album seperti apa yang akan mereka dapatkan kelak. Untuk penampilan foto sebaiknya dipisahkan antara album foto prewedding dan album foto liputan juga jika memungkinkan contoh foto foto mini studio.

Jelaskan pada calon pengantin mengenai jenis jenis layanan yang anda tawarkan seperti foto liputan wedding, foto candid, mini studio ataupun video documentation. Jelaskan juga jenis album yang anda tawarkan.

(pada pembahasan ini saya umpamakan album yang ditawarkan adalah album digital cover kayu dengan 3 jenis ukuran yaitu 20x30, 25x30, 30x40. dipilihnya tiga ukuran ini adalah untuk memudahkan dalam pembuatan paket harga dari murah, sedang hingga mahal )

Dapat juga membawa laptop untuk memamerkan karya karya kita. Tapi umumnya yang saya alami klien akan lebih senang jika melihat portofolio berupa album foto atau produk jadi.

---

2. Penawaran Harga
Yang biasa ditanyakan setelah melihat porto folio kita adalah , "harganya berapa?" atau "ada paket apa?" Pokoknya berhubungan dengan harga.
Untuk mempermudah pengantin, berikan panduan pada mereka berupa daftar harga dari layanan yang anda tawarkan, dimana harga harga tersebut tersusun dalam beberapa kategori yang mudah dimengerti.

Contoh :

---

DAFTAR HARGA

	Liputan 1
	No.	Deskripsi	Output	Price(Rp)
	1	Pemotretan 1 hari	1 pcs Album Ekslusive 20 Pages 30 x 40 cm	XXXXXXX
		1 Photographer	1 pcs Album Ekslusive 20 Pages 25 x 30 cm	XXXXXXX
		Unlimited Shoots + DVD Data	1 pcs Album Ekslusive 20 Pages 20 x 30 cm	XXXXXXX
	Liputan 2
	No.	Deskripsi	Output	Price(Rp)
	1	Pemotretan 1 hari	2 pcs Album Ekslusive 20 Pages 30 x 40 cm	XXXXXXX
		2 Photographer	2 pcs Album Ekslusive 20 Pages 25 x 30 cm	XXXXXXX
		Unlimited Shoots + DVD Data	2 pcs Album Ekslusive 20 Pages 20 x 30 cm	XXXXXXX
	Candid Photography
	No.	Deskripsi	Output	Price(Rp)
	1	Pemotretan 1 hari	1 pcs Album Ekslusive 20 Pages 30 x 40 cm	XXXXXXX
		1 Photographer	1 pcs Album Ekslusive 20 Pages 25 x 30 cm	XXXXXXX
		Unlimited Shoots + DVD Data	1 pcs Album Ekslusive 20 Pages 20 x 30 cm	XXXXXXX
	Studio On Spot
	No.	Deskripsi	Output	Price(Rp)
	1	Pemotretan 1 hari	1 pcs Album Ekslusive 20 Pages 30 x 40 cm	XXXXXXX
		1 Photographer	1 pcs Album Ekslusive 20 Pages 25 x 30 cm	XXXXXXX
		Lighting + Background	1 pcs Album Ekslusive 20 Pages 20 x 30 cm	XXXXXXX
		Unlimited Shoots + DVD Data
	Note: Untuk Lighting, Listrik harap disediakan
	Prewedding
	No.	Deskripsi	Output	Price(Rp)
	1	Pemotretan 1 hari	Cetak 10 pcs 30 x 45 + Frame Kayu	XXXXXXX
		Outdoor Photo Session	1 pcs Album Ekslusive 20 Pages 30 x 40 cm
		Make Up Artist	Cetak 6 pcs 30 x 45 + Frame Kayu	XXXXXXX
		Unlimited Shoots + DVD Data	1 pcs Album Ekslusive 20 Pages 25 x 30 cm
		Digital imaging	Cetak 4 pcs 30 x 45 + Frame Kayu	XXXXXXX
			1 pcs Album Ekslusive 20 Pages 20 x 30 cm
			Cetak 4 pcs 30 x 45	XXXXXXX
			1 pcs Album Ekslusive 20 Pages 20 x 30 cm
	Note: Harga Tidak Termasuk Sewa Lokasi & Property, untuk luar kota +akomodasi & transportasi
	Video Shooting
	No.	Deskripsi	Output	Price(Rp)
	1	1 Camera MiniDV 3CCD	1 pcs DVD Master	XXXXXXX
		Shooting 1 Hari	1 pcs DVD Copy
		Lighting
		Standar Video Editing
	2	2 Camera MiniDV 3CCD	2 pcs DVD Master	XXXXXXX
		Shooting 1 Hari	4 pcs DVD Copy
		Lighting
		Standar Video Editing
	Note:
	Untuk Lighting, Listrik harap disediakan

Contoh diatas adalah contoh dari bentuk layanan yang ditawarkan pada klien. Untuk item-item yang ingin ditawarkan terserah dari keinginan, misalnya tidak perlu menyerahkan filenya atau sebagainya.

Untuk memudahkan klien dalam memilih, sebaiknya membuat beberapa paket khusus yaitu berupa gabungan dari layanan-layanan tersebut yang terdiri dari beberapa harga dari murah hingga mahal, dimana jika digabungkan, harga paket tersebut akan lebih murah dibandingkan jika mengambil layanan secara satuan. Pintar pintarlah dalam menyusun paket paket tersebut karena hal ini akan mempengaruhi pilihan klien.

Jika ada permintaan diluar layanan atau paket yang anda tawarkan minta waktu kepada mereka untuk menghitung harga. Dimana perlu diperhatikan bahwa harga layanan yang anda tawarkan berhubungan dengan perhitungan ongkos, seperti transportasi, produksi, bayar assisten, bayar digital imaging, penyusutan alat, biaya listrik, tenaga dsb. Hal ini tidak saya bahas karena saya anggap bahwa tiap tiap orang mempunyai perhitungan sendiri-sendiri.

---

3. Surat Pesanan.

Setelah klien menentukan layanan apa yang mereka pilih. Maka selanjutnya kita harus membuat surat pesanan. Dimana surat pesanan menjelaskan item-item apa yang akan kita berikan kepada pengantin.

Surat Pesanan ini untuk mencegah kemungkinan buruk dikemudian hari. Seperti jika klien menyatakan bahwa mereka memesan album besar padahal pesanan yang kita terima hanya album kecil. Untuk itu penulisan item-item pada surat pesanan harus dituliskan secara teliti.

Hal yang penting untuk diingat dalam membuat Surat pesanan adalah :

• Tuliskan item-item yang dipesan secara detail dan teliti
• Nama Pemesan jelas dengan alamat dan telpon (kalau bisa no.KTP)
• Keterangan Tanggal dan Tempat Pemotretan
• Term of Payment.
• Tanda Tangan dan Materai secukupnya

Contoh draft surat pesanan :

---

SURAT PESANAN
No: 20/VI/SP/2007

Nama Klien : Bart Simpson
Alamat Lengkap: Jln. Kemang Raya no.30 jakarta
Telpon : 0217777777 HP: 08188888888
Fax : 021.666666

Bersama ini memesan item-item sebagai berikut :

	Paket Dokumentasi Spesial 1
	No.	Item	Spesifikasi	Output	Price (Rp)
	1	Prewedding	Pemotretan 1 hari	Cetak 4 pcs 12Rs + Frame Kayu	XXXXXXXX
			Concept	1 buah Album Photo Ekslusif 30x40 20 pages
			Outdoor Photo Season
			Unlimited Shoots + CD
	2	Liputan	Pemotretan 1 hari	2 pcs Album Photo Ekslusive 30x40 20 pages
			2 Photographer
			Unlimited Shoots + dvd data
	3	Candid	Pemotretan 1 hari	1 buah Album Photo Ekslusif 30x40 20 pages
			1 Photographer
			Unlimited Shoots + dvd data
	4	Studio On The Spot	Pemotretan 1 hari	1 buah Album Photo Ekslusif 30x40 20 pages
			Lighting + Background
			Unlimited Shoots + dvd data
	5	Video Shooting	1 Camera MiniDV 3CCD	1 pcs DVD Master
			Shooting 1 hari	2 pcs DVD Copy
			Lighting 2 x 1000 W
			Standar Video Editing

Tempat Pernikahan : Hotel Stadion Utama Senayan
Tanggal : 20-08-2008
Jam : 8.00 � 22.00

Term of Payment
- Uang Muka sebesar 50%
- Sisa pembayaran setelah album/hasil kerja diterima
Term of Payment
- Uang Muka sebesar 50%
- Sisa pembayaran setelah album/hasil kerja diterima - Dengan menandatangani surat pesanan ini, pemesan penyetujui syarat dan ketentuan yang telah ditetapkan Penerima Pesanan Pemesan


Tanda tangan tanda tangan
FOTOGRAFER NAMA PEMESAN

---

4.Wedding Contract

Wedding Contract sebetulnya fungsinya sebagai pelengkap dari Surat Pesanan dimana menerangkan mengenai hal hal yang akan kita lakukan pada saat pemotretan dan beberapa keterangan yang lebih mendetail mengenai item-item yang akan kita berikan kepada klien.

Wedding Contract ini dapat bervariasi bentuknya tergantung dari kebutuhan tiap tiap fotografer terhadap kliennya dan sebaliknya.. Sebaiknya dalam Wedding Contract ini dimasukan klausul-klausul yang akan memudahkan kita dalam menjalankan tugas ketika acara dan juga mengenai penggunaan hasil foto untuk promosi kita kelak.

Dalam Wedding Contract ini kita harus memikirkan berbagai kemungkinan terburuk yang mungkin saja terjadi dalam peliputan dan membuat klausul yang dapat meminimalisasikan. Contohnya: mantan pacar pengantin membawa rombongan dan membuat kekacauan hingga alat kita rusak. Tuliskan dalam klausul bahwa pemesan harus mengganti biaya perbaikan bila hal itu terjadi. Hal ini untuk menghindari kerugian dari pihak kita.

Atau misalnya jam kerja yang molor akibat keluarga-keluarga yang narsis foto. Sehingga waktu kita dirugikan. Tuliskan dalam klausul bahwa kita bekerja sesuai jadwal dan untuk foto keluarga harus didaftarkan.

Pintar-pintarlah dalam membuat wedding contract ini. Tapi aturlah kata sedemikian mungkin sehingga tidak berkesan memaksa.

Hal yang penting untuk diingat dalam membuat Wedding Contract adalah :

• Tuliskan item-item yang dipesan secara detail dan teliti
• Tuliskan Klausul yang dapat memudahkan kita dalam bertugas
• Nama Pemesan jelas dengan alamat dan telpon (kalau bisa no.KTP)
• Keterangan Tanggal dan Tempat Pemotretan
• Tanda Tangan dan Materai secukupnya

---

Contoh draft Wedding Contract

---

Photographer Wedding Documentation Rules ALBUM PHOTO Jumlah dan Ukuran Album yang akan diberikan adalah sesuai dengan Surat Pesanan Album Yang Diberikan adalah Album Photo Digital dengan Cover Kulit/Kayu/Besi dengan XX halaman Bentuk Cover Album akan diusahakan sesuai dengan permintaan jika stock tersedia Ukuran Photo yang Dicetak adalah Ukuran Cetak Photo sesuai dengan ukuran album Tampilan Photo yang Dicetak adalah dengan bentuk kolase (tampilan disain grafis) Photo yang dicetak untuk album akan dilindungi dengan Laminating Doff anti gores Seluruh hasil photo yang dihasilkan selama Pemotretan akan diserahkan dalam bentuk Data CD/DVD Pihak Pemesan berhak untuk mencetak ulang secara pribadi seluruh foto yang ada di dalam CD yang diberikan Photographer tidak memberikan file Photo yang dicetak dalam album dengan bentuk kolase dengan alasan hak cipta Untuk Pencetakan Ulang Album dapat dipesan secara terpisah pada Photographer VIDEO SHOOTING Jumlah DVD yang diberikan adalah sesuai dengan Surat Pesanan. DVD yang diberikan adalah film berisi Dokumentasi Acara yang telah melalui Proses Editing Untuk penambahan Jumlah copy dapat dilakukan sendiri atau melalui kami dengan pemesanan sebelumnya Untuk Shooting Indoor/dalam ruangan diharapkan untuk menyediakan Listrik yang memadai untuk lighting (minimal 1000 w) Photographer tidak bertanggung jawab apabila terjadi penurunan kualitas liputan apabila tidak tersedianya listrik yang memadai TAMBAHAN Pemesan wajib memberikan Rundown Acara yang akan digunakan sebagai panduan waktu peliputan Pemesan wajib untuk memberikan list foto keluarga yang akan difoto dan yang akan dimasukkan dalam album Pemesan wajib untuk menyediakan konsumsi yang memadai untuk Crew Pemesan wajib menyediakan surat ijin masuk baik untuk crew atau barang Pemesan wajib menunjuk koordinator dokumentasi sebagai media informasi Pemesan wajib mengganti biaya perbaikan kerusakan alat yang diakibatkan hal diluar kemampuan yang terjadi selama proses pendokumentasian acara ( contoh : keributan, bencana alam dan sebagainya. ) Waktu kerja dalam 1 hari adalah maksimal 8 jam atau sesuai dengan rundown, selebihnya dikenakan charge Rp. xxxxxxxxx,-/jam Untuk tambahan Liputan diluar Surat Pesanan/Rundown akan dikenakan charge tambahan sesuai dengan jenis liputan Photographer berhak untuk melakukan tindakan apapun untuk mendapatkan hasil dokumentasi yang maksimal Photographer berhak untuk menggunakan hasil foto sebagai media promosi bagi Photographer tanpa syarat apapun Menyetujui : Tanda tangan tanda tangan
FOTOGRAFER NAMA PEMESAN

---

5. Tanda Terima

Setelah pemotretan dan pembuatan album. Saatnya menyerahkan album pada klien. Ada hal yang terkadang dilupakan oleh fotografer, yaitu membuat Surat Tanda Terima.

Tanda Terima ini dapat berupa Surat sederhana yang menyatakan bahwa pemesan telah menerima barang2 pesannya dari kita dengan baik. Sehingga mereka tidak dapat berbohong dikemudian hari bahwa mereka belum menerima pesanan tersebut.

Tanda Terima ini sangat penting, ada kasus dimana orang tua pihak perempuan menyatakan belum menerima album foto pernikahan anaknya, sedangkan album foto telah diserahkan ke pengantin pria. Ternyata ada masalah internal diantara keluarga mereka, dimana album foto tidak disampaikan ke orang tua pihak perempuan. Sebetulnya masalah internal mereka bukan urusan fotografer dan dengan Tanda Terima ini fotografer bisa membuktikan bahwa seluruh item telah diserahkan pada pengantin pria.

Untuk itu janganlah menyepelekan tanda terima, walaupun biasanya setelah album diserahkan dan pembayaran telah diterima seluruhnya urusan selesai, tapi terkadang ada hal hal yang terjadi diluar perkiraan.

Contoh Surat Tanda Terima :

---

TANDA TERIMA
No: 20/VI/SP/2007

Tanggal :20-20-2009

Bersama ini Telah kami Kirimkan barang sesuai pesanan sebagai berikut :

• 1 pcs Album Ekslusive Prewedding 20 Pages ukuran 30 x 40 cm
• 2 pcs Album Ekslusive Liputan 20 Pages ukuran 30 x 40 cm
• 1 pcs Album Ekslusive Candid 20 Pages ukuran 30 x 40 cm
• 1 pcs Album Ekslusive Studio 20 Pages ukuran 30 x 40 cm
• 2 pcs DVD Data Photo
• 2 pcs DVD Video

Dalam keadaan baik. Hormat Kami Tanda Tangan PHOTOGRAPHER ______________________________________ Penerima : Nama Lengkap: Alamat : Telpon : Tanda Tangan : Telah Menerima Barang sesuai dengan keterangan diatas dengan keadaan baik.

---

6. Kwitansi�

Kalau kwitansi kayaknya gak perlu dijelaskan lagi yaa�
Hehehehehehhe

---

Mohon maaf kalau kurang lengkap atau ada yang terlewat. Mungkin rekan rekan bisa membantu menambahkan. Semoga Artikel ini bisa sedikit berguna� Salam Jepret

Posted in: Artikel,Tips n Trik